İlgili Kişinin Hakları ve KVKK Başvuru Süreci: Adım Adım Rehber
KVKK madde 11 haklarınız, madde 13 başvuru usulü, 30 günlük yanıt süresi ve Kurula şikayet süreci. Veri sorumlusuna nasıl başvurulur, ne beklersiniz?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 11. maddesi kapsamında ilgili kişi (verisi işlenen gerçek kişi) veri sorumlusuna doğrudan başvurma hakkına sahiptir. Veri sorumlusu bu başvuruyu, talebin niteliğine göre en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmak zorundadır. Yanıt yetersiz kalırsa, hiç verilmezse veya reddedilirse, ilgili kişi cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikayette bulunabilir. Sürecin işleyişi Kanun'un 13, 14 ve 15. maddeleri ile Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'de düzenlenmiştir.
İlgili kişinin madde 11'de sayılan hakları şunlardır: kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme; işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme; Kanun'un 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme; düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme; ve verilerin kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Bu hakların kullanımı için ilk ve zorunlu adım veri sorumlusuna başvurudur. Kanun'un 13. maddesi, Kurul'a şikayet yolunu açmadan önce doğrudan veri sorumlusuna başvurmayı şart koşar. Başvuru yapılmadan veya yanıt beklenmeden yapılan şikayetler bu usul şartını taşımadığı için işleme alınmaz. Yani veri sorumlusu, ilgili kişinin talebini değerlendirecek ilk mercidir; Kurul ikincil ve denetleyici bir konumdadır.
Başvurunun geçerli olması için belirli usul kurallarına uyulmalıdır. Tebliğ'in 5. maddesine göre başvuru; yazılı olarak (ıslak imzalı, elden veya noter aracılığıyla), kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişinin veri sorumlusuna daha önce bildirdiği ve sistemde kayıtlı bulunan elektronik posta adresi kullanılarak iletilebilir. Başvuru dilekçesinde ad soyad, imza (yazılı başvuruda), Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk, pasaport veya kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası ile talep konusu yer almalıdır.
Başvuruyu aldıktan sonra veri sorumlusunun yükümlülüğü nettir: talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ve yanıtını yazılı olarak ya da elektronik ortamda ilgili kişiye bildirir. Yanıt süresi, talebin veri sorumlusuna ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 gündür. Başvuru kural olarak ücretsizdir. Ancak Tebliğ'in 7. maddesi uyarınca, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul'un belirlediği tarifedeki ücret alınabilir. Yanıt yazılı verilirse ilk 10 sayfa için ücret alınmaz, 10 sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 TL işlem ücreti talep edilebilir; yanıt CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilirse istenebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.
Başvuru hatalı ya da kötü niyetli olmadığı hâlde talebin veri sorumlusunun hatasından kaynaklanması durumunda alınan ücret ilgili kişiye iade edilir. Veri sorumlusu, başvurudaki talepleri değerlendirirken talebe konu verinin gerçekten o kişiye ait olup olmadığını doğrulamak için kimlik teyidi isteyebilir; bu, başka bir kişinin verisine yetkisiz erişimi önlemeye yöneliktir.
Veri sorumlusundan tatmin edici bir sonuç alınamazsa ikinci aşama Kurul'a şikayettir. Kanun'un 14. maddesine göre şikayet için iki durum söz konusudur. Başvurunun reddedilmesi veya verilen cevabın yetersiz bulunması hâlinde ilgili kişi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 gün ve her hâlükârda başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurul'a başvurabilir. Veri sorumlusu 30 günlük süre içinde hiç cevap vermezse, bu sürenin dolmasının ardından yine 60 günlük genel süre içinde Kurul'a şikayet edilebilir. Bu süreler hak düşürücüdür; kaçırılması hâlinde şikayet hakkı ortadan kalkar.
Kurul'a şikayette de usul önemlidir. Kurul, kendisine ulaşan şikayetleri inceler ve şikayet tarihinden itibaren 60 gün içinde cevap verir; bu süre içinde cevap verilmezse talep reddedilmiş sayılır (madde 15). Kurul, ihlal iddiasını yerinde bulursa veri sorumlusundan tespit edilen aykırılıkların giderilmesini ister ve bu karara uyulması için 30 günden az olmamak üzere süre tanır. Kurul, şikayet üzerine değil resen öğrendiği durumlarda da inceleme başlatabilir. Ayrıca telafisi güç veya imkansız zararların doğması ve açıkça hukuka aykırılık bulunması hâlinde veri işlenmesinin veya yurt dışına aktarımın durdurulmasına karar verebilir.
Şikayet yolu, ilgili kişinin genel hukuk yollarına başvurma hakkını ortadan kaldırmaz. Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğrayan kişi, genel hükümler çerçevesinde tazminat davası açabilir. Verinin niteliğine göre TCK'nın kişisel verilere ilişkin suçları (madde 135-140) kapsamında suç duyurusunda bulunulması da mümkündür. Kurul'a şikayet ile bu yollar birbirinin alternatifi değildir; birlikte veya ayrı ayrı işletilebilir.
Pratikte en sık yapılan hatalar şunlardır: önce veri sorumlusuna başvurmadan doğrudan Kurul'a şikayet etmek; başvuruyu Tebliğ'de sayılmayan bir kanaldan (örneğin kayıtlı olmayan bir e-postadan) göndermek; dilekçede kimlik ve iletişim bilgilerini eksik bırakmak; ve 30 gün ile 60 günlük şikayet sürelerini takip etmemek. Bu hataların her biri başvurunun veya şikayetin usulden reddine yol açar ve süreci baştan başlatmayı gerektirebilir. Başvuruların tarihli ve teslim edildiğine dair kayıt bırakan yöntemlerle (KEP, iadeli taahhütlü, noter) yapılması, sürelerin ispatı bakımından koruyucudur.
KVKK başvuru sürecinde hakkınızı doğru kanaldan ve süresinde kullanmak, sonucu belirleyen en önemli unsurdur. KVKK Danışman olarak, başvuru dilekçenizin usule uygunluğunu ve somut durumunuza göre hangi yolun (veri sorumlusuna başvuru, Kurula şikayet, tazminat veya suç duyurusu) uygun olduğunu ücretsiz ön değerlendirme ile netleştirebiliriz. Durumunuzu iletin, kısa sürede yönlendirelim.