İşveren Adaydan Adli Sicil (Sabıka) Kaydı İsteyebilir mi? İşe Alımda Ceza Mahkûmiyeti Verisi ve KVKK

Kısa cevap: kural olarak hayır, her pozisyon için istenemez. Adli sicil kaydı kişinin ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verisidir; 6698 sayılı Kanun'un 6. maddesi bunu özel nitelikli kişisel veri sayar. Bu verileri işlemek kural olarak yasak, maddenin üçüncü fıkrasında sayılan sekiz hâlden biri varsa mümkün. İşe alımda gerçekçi dayanak, işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesidir ve belirli işler için bunu şart koşan düzenlemeler gerçekten var. Böyle bir düzenleme yoksa 'şirket prosedürümüz gereği herkesten alıyoruz' bir hukuki sebep değil. Adayın açık rızası kâğıt üzerinde bir seçenek gibi görünse de bu ilişkide en kırılgan dayanaktır, çünkü belgeyi vermeyi reddeden aday süreçten elenir. Dayanağınız olsa bile üstünde bir sınır daha var: Kanun'un 4. maddesindeki amaçla bağlantılı olma ve ölçülülük ilkeleri, talebi işin niteliğiyle sınırlı tutmanızı gerektirir.

Belgenin içinde ne olduğunu bilmeden bu tartışma yürümüyor. 5352 sayılı Adlî Sicil Kanunu'nun 4. maddesi, Türk mahkemelerince verilen kesinleşmiş mahkûmiyet kararlarını adli sicile kaydediyor; hapis cezaları, adli para cezaları, koşullu salıverilme ve hak yoksunluklarına ilişkin kararlar bu kapsamda. 9. madde, cezanın infazının tamamlanması gibi hâllerde kaydın silinip arşiv kaydına alınmasını düzenliyor. Arşiv kaydı ise 12. maddedeki sürelerle tamamen siliniyor: ilgilinin ölümü hâlinde; hak yoksunluğu doğuran mahkûmiyetlerde yasaklanmış hakların geri verilmesi kararı alınması koşuluyla on beş yıl, böyle bir karar yoksa otuz yıl; diğer mahkûmiyetlerde arşive alınma koşullarının oluştuğu tarihten itibaren beş yıl geçmesiyle. Uygulamada gözden kaçan ayrıntı, belgenin kapsamının onu alan kişinin seçimine bağlı olması. e-Devlet üzerinden belge alınırken kullanım amacı ve verileceği kurumun türü seçiliyor; resmi kurum için alınan belgede arşiv kaydı da yer alırken, özel bir kuruluşa verilmek üzere alınan belgede kural olarak yalnızca adli sicil kaydı görünüyor. Bu ayrım işverenin lehine değil aleyhine işler. Adaydan 'resmi kurum' seçilerek alınmış bir belge istemek, görmeye hakkınız olmayan bir geçmişi de önünüze getirir.

İkinci gözden kaçan nokta şu: bir özel şirket adli sicil kaydını kendisi sorgulayamaz. 5352 sayılı Kanun'un 'Adlî sicil bilgileri verilebilecek olanlar' başlıklı 7. maddesi bu bilgilerin, kullanılış amacı belirtilmek suretiyle ilgili kişiye veya vekâletnamede açıkça belirtilmek koşuluyla vekiline, kamu kurum ve kuruluşlarına ve kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarına verilebileceğini söylüyor. Özel sektör işvereni bu listede yok, arşiv bilgilerinin istenmesini düzenleyen 10. maddede de yok. Elinizdeki tek yol adaydan belgeyi getirmesini istemek. 11. madde ayrıca adli sicil ve arşiv bilgilerinin gizli olduğunu, bu bilgilerin verildiği kişi, kurum ve kuruluşlarca veriliş amacı dışında kullanılamayacağını söylüyor; belge size ulaştıktan sonra da serbest değilsiniz. Kamu tarafındaki güvenlik soruşturması ve arşiv araştırması yetkisi de 7315 sayılı Kanun'la kamu kurum ve kuruluşları ile özel kanunları uyarınca buna tabi olanlara özgülenmiş durumda. Özel bir şirketin kendi inisiyatifiyle arka plan araştırması yaptırma yetkisi yok.

Kurul'un 2 Kasım 2021 tarihli ve 2021/1111 sayılı kararı bu kilidin ne kadar sıkı olduğunu gösteriyor. Bir avukat, iş uyuşmazlığında tanığın güvenilirliğini sarsmak amacıyla ceza mahkûmiyeti bilgisini elde etmiş ve mahkeme dosyasına sunmuştu. Kurul, Avukatlık Kanunu'nun avukata tanıdığı genel bilgi isteme yetkisinin, Adlî Sicil Kanunu'ndaki özel hükümler karşısında adli sicil kaydına erişim için dayanak oluşturmadığını tespit etti. Sonuç: 75.000 TL idari para cezası, verilerin imhası talimatı ve suç ihtimali bakımından Cumhuriyet başsavcılığına bildirim. Kanunla tanınmış bilgi isteme yetkisi olan bir meslek grubu için tablo buysa, hiçbir özel yetkisi olmayan bir işveren için daha rahat olduğunu düşünmek zor.

Peki hangi işlerde gerçekten isteyebiliyorsunuz? Liste sektörel ve dar. 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun'un 10. maddesi, özel güvenlik görevlisi olacaklarda kasten işlenen bir suçtan dolayı bir yıl veya daha fazla süreyle hapis cezasına mahkûm olmama şartını arıyor; affa uğramış olsa bile Devletin güvenliğine ve Anayasal düzene karşı suçlar, özel hayata ve hayatın gizli alanına karşı suçlar, cinsel dokunulmazlığa karşı suçlar, uyuşturucu veya uyarıcı madde suçları, zimmet, irtikâp, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, güveni kötüye kullanma, hileli iflas ve ihaleye fesat karıştırma gibi suçlardan mahkûmiyet de engel oluşturuyor. Karayolu Taşıma Yönetmeliği belirli yetki belgelerinde adli sicil belgesi ibrazını ve mesleki saygınlık şartını düzenliyor, bir kısım belge türünü ise bunun dışında bırakıyor. Millî Eğitim mevzuatı özel öğretim kurumlarında görevlendirilecek personel için, kamu görevine giriş bakımından 657 sayılı Kanun'un 48. maddesi, bankacılık ve sermaye piyasası mevzuatı belirli görevler için benzer şartlar getiriyor. Bu düzenlemelerin ortak yönü, mahkûmiyetin tamamına değil belirli suç gruplarına bakması.

Mevzuat bir şart aradığı yerde bile bakılacak alanı daraltıyor. Karayolu Taşıma Yönetmeliği, mesleki saygınlığın bulunup bulunmadığının tespitinde 'adli sicil kaydı' ibaresini taşıyan başlığın altındaki kayıtlar dışında başka kayıtlara bakılmayacağını yazıyor. Genel bir 'temiz kağıt' talebi bunun tam tersi, yani hangi suça ve hangi tarihe bakacağınızı belirlemeden her şeyi istemek. Kanun bir şart koşmuyorsa ölçülülük testi devreye giriyor ve bu test pozisyon bazında yapılır, şirket bazında değil. Kasa sorumlusu alıyorsanız hırsızlık, dolandırıcılık, zimmet ve güveni kötüye kullanma geçmişi işle bağlantılıdır. Çocuklarla temas eden bir görevde cinsel dokunulmazlığa karşı suçlar aynı şekilde bağlantılıdır. Grafik tasarımcıdan, çağrı merkezi temsilcisinden ya da depo elemanından bütün kayıtları kapsayan bir belge istemek bağlantılı değildir. Farkı somutlaştıran basit bir soru var: bu belgede ne görürseniz adayı işe almazsınız? Cevap veremiyorsanız veriyi neden topladığınızı da açıklayamazsınız. Diyelim ki muhasebe birimine eleman alıyorsunuz ve gelen belgede yıllar önce verilmiş bir trafik güvenliğini tehlikeye sokma mahkûmiyeti çıktı. O bilgiyi işlemenizin baştan beri meşru bir amacı yoktu, ama artık elinizdedir ve ihlal doğmuştur.

Aynı sonuca daha hafif müdahaleyle ulaşmanın yolu genellikle beyan. Millî Eğitim'in özel öğretim kurumları uygulamasında personelden istenen belgeler arasında adli sicil kaydının bulunmadığına dair yazılı beyan yer alıyor, yani belgenin kendisi yerine adayın imzalı taahhüdü. Özel sektör de aynısını yapabilir: mevzuatın aradığı şartın karşılandığına ilişkin ve yalnızca ilgili suç gruplarını sayan bir beyan formu, bütün kayıtları içeren bir belgeden hem daha ölçülü hem daha yönetilebilir. Beyanın yaptırımsız kaldığı endişesi de yerinde değil. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 25. maddesinin ikinci fıkrasının (a) bendi, sözleşmenin esaslı noktalarından biri için gerekli vasıflar kendisinde bulunmadığı hâlde bunların bulunduğunu ileri süren veya gerçeğe uygun olmayan bilgi veren işçinin sözleşmesinin haklı nedenle feshedilebileceğini söylüyor. Yargıtay uygulamasında güvenlik görevlisinin mahkûmiyetini gizlemesi bu kapsamda değerlendiriliyor. Şartın işin esaslı noktalarından biri olması gerektiğini akılda tutmak kaydıyla.

Açık rızaya yüklenmek isteyen işverenler için Kurul'un son dönemdeki tutumu net. 29 Nisan 2026 tarihli ve 2026/921 sayılı ilke kararına ilişkin kamuoyu duyurusunda, işveren ile çalışan arasındaki güç dengesizliği nedeniyle açık rızanın her zaman özgür iradeye dayandığından söz edilemeyeceği yazılı. Karar mesai takibinde biyometrik veri kullanımına ilişkin ama gerekçe aday bakımından daha da güçlü sonuç verir, çünkü henüz işe alınmamış bir kişinin talebi reddetme imkânı fiilen yoktur. 20 Mayıs 2020 tarihli ve 2020/404 sayılı kararda Kurul, bordro, disiplin, performans, özlük, eş ve çocuk bilgileriyle parmak izini kapsayan işlemeyi tek bir imzalı metne dayandıran işverene, metnin hangi verinin hangi amaçla işlendiğini belirsiz bıraktığı ve imzanın fiilen zorunlu olduğu gerekçesiyle toplam 250.000 TL idari para cezası uyguladı. Bir de rızanın geri alınabilir olduğu gerçeği var. Aday işe girdikten üç ay sonra rızasını geri çekerse, adli sicil belgesini hangi dayanakla tutmaya devam edeceksiniz?

Elenen adayın belgesine ne olduğu ayrı bir soru ve çoğu şirkette cevabı yok. Kurul'un 24 Şubat 2022 tarihli ve 2022/172 sayılı kararında, yurt dışında mukim bir şirketin Türkiye'deki irtibat bürosu işe alım sürecinde adaydan adli sicil kaydı, sağlık raporu, akciğer röntgeni, kan grubu kartı, ehliyet fotokopisi, evlilik cüzdanı fotokopisi ve aile üyelerinin kimlik fotokopilerini istemişti. Kurul veri sorumlusunun irtibat bürosu değil yurt dışındaki şirket olduğunu tespit etti, idari para cezası uygulamadı ama talimat verdi: ilgili kişi taleplerinin yanıtlanmasında azami özenin gösterilmesi, verilerin imha edildiğine ilişkin belgelerin ilgili kişiye sunulması ve imhanın tamamlandığının belgeleriyle Kurul'a bildirilmesi. Pratik ders şu: topladığınız her belge için sürecin sonunda ne yapıldığını gösterebilmeniz gerekiyor. Aday havuzunda yıllarca bekleyen bir adli sicil belgesi, incelemede en kolay tespit edilen kalemlerden biri.

Belgeyi almanın hukuka uygun olduğu hâllerde bile onu saklamak ayrı bir karar. 4857 sayılı Kanun'un 75. maddesi işverene, çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenleme ve bu Kanun ile diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu belge ve kayıtları saklama yükümlülüğü getiriyor. Adli sicil belgesi bu kapsama ancak bir mevzuat hükmü onu şart koşuyorsa girer. Şart koşmuyorsa doğru uygulama belgeyi görüp iade etmek ve dosyada yalnızca kontrolün yapıldığına dair bir kayıt bırakmaktır. Saklanacaksa Kurul'un 31 Ocak 2018 tarihli ve 2018/10 sayılı kararındaki yeterli önlemler devreye girer: özel nitelikli veriler için ayrı politika ve prosedür, erişim yetkilerinin tanımlanıp periyodik olarak kontrol edilmesi, personelle gizlilik sözleşmesi, elektronik ortamda şifreleme ve anahtarların ayrı yerde tutulması, kâğıt ortam için kilitli saklama ve erişim kaydı. Kamu tarafındaki bir karara yanlış anlam yüklenmemesi gerekiyor: Kurul, 20 Mayıs 2020 tarihli ve 2020/396 sayılı kararında ceza mahkûmiyetine ilişkin mahkeme kararlarının özlük dosyasından çıkarılması talebini reddederken 657 sayılı Kanun'un 109. maddesine ve kamu personel mevzuatına dayanmıştı. O dayanak özel sektörde yok.

Yaptırım iki koldan geliyor. KVKK tarafında 2026 tutarlarıyla aydınlatma yükümlülüğünün ihlali 85.437 TL ile 1.709.200 TL, veri güvenliği tedbirlerinin alınmaması 256.357 TL ile 17.092.242 TL, bir Kurul kararına uymama 427.263 TL ile 17.092.242 TL arasında idari para cezasına konu olabiliyor. Verinin dışarı sızması ise ayrı bir ihlal: Kurul'un 2 Eylül 2022 tarihli ve 2022/896 sayılı kararında eski işveren, ilgili kişinin adli yazışmasında yer alan kişisel verileri üçüncü bir kişiye e-postayla göndermiş ve 150.000 TL idari para cezası almıştı. Ceza hukuku tarafında kişisel verileri hukuka aykırı olarak kaydetmek Türk Ceza Kanunu'nun 135. maddesinde bir yıldan üç yıla kadar hapis, bu verileri hukuka aykırı olarak bir başkasına vermek, yaymak veya ele geçirmek 136. maddede iki yıldan dört yıla kadar hapis gerektiriyor; suç belli bir meslek ve sanatın sağladığı kolaylıktan yararlanılarak işlenirse 137. madde cezayı yarı oranında artırıyor. Adli sicil ve arşiv bilgilerinin gizliliğini düzenleyen 5352 sayılı Kanun'un 11. maddesi de bu tabloya ekleniyor.

Bugün yapılabilecek en somut iş kısa bir gözden geçirme: hangi pozisyonlar için adli sicil belgesi istiyorsunuz ve her biri için mevzuatta bir şart gösterebiliyor musunuz; talep bütün kayıtları mı kapsıyor yoksa işle bağlantılı suç gruplarını mı; aday aydınlatma metninizde ceza mahkûmiyeti verisi ayrı bir kategori olarak geçiyor ve hukuki sebebi doğru yazılmış mı; elenen adayların belgeleri ne kadar sonra imha ediliyor ve imha kayıt altına alınıyor mu; işe alınanların belgeleri fiilen nerede duruyor ve kim açabiliyor. Bu başlıkların birkaçında net cevap veremiyorsanız, KVKK Danışman'ın ücretsiz ön değerlendirmesinde işe alım sürecinizi baştan sona gözden geçirip öncelikli adımları çıkarabiliriz.

Randevu Al